George Weston limitée (« Weston ») accorde, depuis toujours, une grande importance à la vie privée de particuliers, en ce qui a trait à ses activités, y compris ses clients, cocontractants, employés, exploitants indépendants et les visiteurs de son site Web. La confidentialité absolue des renseignements personnels est une pierre angulaire de notre entreprise. Peu importe la manière dont s’accroît la gamme des produits que nous offrons et dont évolue la technologie, nous continuerons à viser la protection des renseignements personnels, sous réserve du consentement que donnent les particuliers quant à leur utilisation.

La présente politique décrit les principes de Weston et de ses filiales et divisions en matière de protection des renseignements personnels. Les Compagnies Loblaw limitée a adopté sa propre politique sur le respect de la vie privée, qui est sensiblement la même que celle de Weston. La politique est établie conformément au Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation. Bien que le présent document énonce les principes sur lesquels sont fondées les pratiques de Weston en matière de protection de la vie privée, les lois sur le respect de la vie privée diffèrent d’une province à l’autre, et les lois de la province en question pourront également régir les pratiques de Weston sur le respect de la vie privée dans cette province. La présente politique s’inscrit dans la foulée de l’engagement de Weston à voir à la protection de tous les renseignements personnels de particuliers en sa possession et à leur utilisation conformément à la loi. Les lois sur le respect de la vie privée au Canada évoluent et, par conséquent, il en sera de même pour la présente politique.

Par renseignements personnels, on entend des renseignements sur une personne identifiable, autres que son nom, sa fonction et ses adresse et numéro de téléphone au travail. L’adresse résidentielle, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale et les renseignements médicaux et financiers sont des renseignements personnels. Dans le cas des clients, ces renseignements sont recueillis avant tout relativement à des produits fournis par Weston. À titre d’employeur, Weston peut également demander aux employés de communiquer ces renseignements. Dans tous les cas, Weston protège fidèlement la vie privée des particuliers et l’intégrité de leurs renseignements personnels.

1. Responsabilité

Weston est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers aux fins de traitement et à des fins administratives. Weston a désigné un préposé à la protection de la vie privée, chargé de voir à ce qu’elle respecte la présente politique et les lois sur le respect de la vie privée.

1.1 Bien que ce soient le préposé à la protection de la vie privée et la haute direction de Weston qui assument la responsabilité ultime du respect de la politique, par la société, le respect quotidien de la politique est délégué à des particuliers au sein de l’entreprise de Weston.

1.2 En ce qui a trait aux renseignements personnels qui ont été transmis à des tiers aux fins de traitement, Weston conclura une entente ou utilisera d’autres moyens, et pourra avoir recours à l’examen des pratiques de ces tiers quant aux renseignements personnels, pour assurer la protection des renseignements personnels lorsque ceux-ci sont traités par un tiers.

1.3 Weston a adopté des pratiques et des directives internes pour donner effet à la présente politique, notamment :

a) l’établissement de procédures de protection des renseignements personnels;
I l’établissement de procédures de réception et de traitement des plaintes et des demandes de renseignement;
c) la rédaction de documents explicatifs concernant les politiques et procédures de l’organisation;
d) la formation du personnel et la communication de renseignements à ceux-ci au sujet des politiques et procédures de l’organisation.

1.4 Weston a adopté des pratiques qui lui permettent de contrôler efficacement le respect de la présente politique dans l’entreprise, y compris la désignation d’un préposé à la protection de la vie privée et de coordinateurs régionaux en matière de respect de la vie privée et des vérifications périodiques du respect de la vie privée.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels

Weston détermine les fins auxquelles elle recueille des renseignements personnels, avant la collecte ou au moment de celle-ci, à moins que ces fins ne soient évidentes.

2.1 Weston veille à ce que les fins de la collecte de renseignements personnels et l’utilisation possible de ceux-ci soient claires pour le particulier. Dans certains cas, le but est évident selon le contexte; dans d’autres cas, il peut être nécessaire de le clarifier par écrit ou verbalement.

Par exemple, les employés doivent communiquer certains renseignements personnels qui sont essentiels dans le cadre de la relation d’employeur et d’employé, par exemple le NAS et les renseignements bancaires qui servent au dépôt de la paye.

3. Consentement

Weston s’abstient de recueillir, d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels d’une personne à l’insu de celle-ci et sans avoir obtenu son consentement, sauf dans certains cas restreints autorisés par la loi, par exemple lorsque la santé immédiate d’une personne est menacée ou en cas de violation d’un accord ou de contravention du droit.

3.1 Weston demande un consentement, explicite ou implicite, pour utiliser ou communiquer des renseignements personnels, au moment de la collecte des renseignements. Dans certains cas, le consentement relatif à l’utilisation ou à la communication sera demandé après la collecte mais avant l’utilisation des renseignements, en particulier si Weston souhaite utiliser ceux-ci à une fin qui n’a pas déjà été indiquée au particulier.

3.2 Weston s’engage à obtenir un consentement valable pour recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels. Pour atteindre cet objectif, les fins de l’utilisation des renseignements sont expliquées, si elles ne sont pas évidentes, de manière à ce que le particulier puisse raisonnablement comprendre comment les renseignements seront utilisés ou communiqués.

3.3 Weston n’exige pas déraisonnablement, conditionnellement à la fourniture d’un produit ou d’un service, le consentement d’un particulier relatif à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements au-delà de ce qui est nécessaire dans les circonstances.

3.4 La manière dont Weston demande le consentement peut varier, selon les circonstances et le type de renseignements recueillis. Lorsqu’elle établit le type de consentement requis, Weston examine la nature des renseignements, l’utilisation éventuelle de ceux-ci, les lois applicables et le type d’interaction dans le cadre de laquelle les renseignements sont communiqués.

3.5 Le consentement peut être explicite ou implicite, donné verbalement, par voie électronique ou par écrit et résulter d’un acte ou d’une abstention. Le consentement peut être communiqué par un représentant dûment désigné ou encore par un tuteur ou un curateur.

3.6 Le particulier qui est assujetti à des restrictions juridiques ou contractuelles peut retirer son consentement à n’importe quel moment en donnant un avis suffisant à Weston. Il est possible qu’en raison du retrait du consentement, Weston ne puisse plus fournir ou continuer à fournir, à la personne en question, certains services, produits ou avantages, auquel cas le particulier recevra un avis des répercussions du retrait de son consentement.

4. Limites de la collecte de renseignements personnels par Weston

La cueillette de renseignements personnels par Weston se limite à ce qui est nécessaire aux fins que celle-ci a indiquées. Weston obtient toujours les renseignements personnels par des moyens justes et légaux.

Il est possible que Weston puisse, avec le consentement du particulier, recueillir et utiliser des renseignements sur celui-ci qui proviennent d’un tiers. Par exemple, les renseignements de solvabilité peuvent être vérifiés lorsque les circonstances le justifient.

5. Limites de l’utilisation, de la communication et de la conservation de renseignements personnels par Weston

Weston n’utilise et ne communique pas de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ceux-ci ont été recueillis, sauf avec le consentement du particulier ou selon ce que la loi exige ou permet. Weston conserve les renseignements personnels tant et aussi longtemps qu’elle en a raisonnablement besoin aux fins précisées ou selon ce que la loi exige.

6. Exactitude des renseignements personnels détenus par Weston

Weston fait des efforts raisonnables pour que les renseignements personnels de particuliers soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ceux-ci sont utilisés.

6.1 Les renseignements personnels sont uniquement mis à jour avec le consentement du particulier et lorsque cela s’avère nécessaire pour continuer à les utiliser.

6.2 Weston fait des efforts raisonnables pour recueillir des renseignements des particuliers afin de mettre à jour des renseignements en sa possession lorsque cela est nécessaire aux fins auxquelles les renseignements ont été recueillis. Dès qu’une personne l’informe de l’inexactitude des renseignements à son sujet, Weston met à jour les renseignements dès que possible.

7. Protection des renseignements personnels

Weston protège les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité compatibles avec le degré de confidentialité de ces renseignements.

7.1 Weston met en œuvre des mesures de sécurité qui protègent les renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l’accès non autorisé, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

7.2 La nature des mesures de sécurité que Weston met en œuvre varie en fonction du degré de confidentialité des renseignements qui ont été recueillis, de la quantité, de la diffusion et de la forme des renseignements, ainsi que des méthodes de conservation des renseignements. Plus les renseignements sont confidentiels, plus le niveau de protection est élevé.

7.3 Weston applique notamment les méthodes de protection suivantes :

a) des moyens matériels, tels que le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux;
b) des mesures administratives, telles que des autorisations sécuritaires et un accès sélectif;
c) des dispositifs techniques, telles que l’usage de mots de passe et du chiffrement.

7.4 Weston voit à ce que ses employés qui ont accès aux renseignements personnels reçoivent une formation à l’égard de la protection adéquate des renseignements personnels et pour qu’ils soient conscients de l’importance d’assurer la confidentialité des renseignements personnels. Les employés sont tenus de respecter la présente politique.

7.5 Si des renseignements personnels sont communiqués à des tiers aux fins de traitement ou à une autre fin administrative, Weston fait des efforts raisonnables pour que le tiers ait recours à des mesures de protection des renseignements personnels comparables à ceux qu’elle utilise.

8. Transparence

Weston met à la disposition des particuliers de l’information sur ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels. Weston fait preuve de transparence au sujet de la politique qu’elle observe pour assurer la protection des renseignements personnels.

8.1 Weston met cette information à la disposition des particuliers. L’information est accessible sous forme généralement compréhensible.

8.2 Weston peut rendre disponible l’information sur ces politiques et pratiques de plusieurs façons, selon la nature du service ou du produit offert et la nature du renseignement personnel, en français et en anglais.

9. Accès aux renseignements personnels

Lorsque Weston reçoit une demande écrite en ce sens, le particulier est informé, dans un délai raisonnable suivant sa demande, de l’existence, de l’utilisation et de la communication de ses renseignements personnels et obtient l’accès à cette information. Dans certains cas particuliers, conformément à ce que permet la loi, certains renseignements, tels que les renseignements qui ont été recueillis et qui sont gardés dans le cadre d’une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention du droit, ne sont pas communiqués au particulier. Weston a adopté une procédure que le particulier doit suivre pour accéder à ses renseignements personnels.

9.1 Sous réserve des lois pertinentes, sur réception d’une demande écrite d’un particulier en ce sens, Weston indique au particulier si elle possède des renseignements personnels à son sujet et fait des efforts raisonnables pour lui en dévoiler la source. De plus, sur demande écrite en ce sens, elle transmet un résumé de l’utilisation qui a été ou est faite de ces renseignements.

9.2 Le particulier peut devoir transmettre suffisamment de renseignements pour permettre à Weston de le renseigner sur l’existence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. Les renseignements transmis servent uniquement à cette fin.

9.3 Sur réception d’une demande écrite en ce sens, Weston communique au particulier l’identité des tiers à qui elle peut avoir communiqué des renseignements personnels le concernant et les fins auxquelles ces renseignements sont transmis au tiers.

9.4 Weston peut demander des frais raisonnables pour payer les frais de communication des renseignements, dans la mesure où elle informe à l’avance le particulier du montant approximatif de ces frais, tout en lui permettant de retirer sa demande s’il le souhaite.

9.5 Si le particulier prouve que les renseignements personnels en la possession de Weston sont inexacts ou incomplets, la société modifiera les renseignements conformément à la demande. S’il y a lieu, les renseignements modifiés seront transmis au tiers ayant accès aux renseignements en question.

9.6 Weston peut refuser à un particulier l’accès à ses renseignements conformément aux lois pertinentes, auquel cas elle motive son refus, sauf si la loi le lui interdit.

10. Plaintes et questions

Toute personne sur qui Weston possède des renseignements personnels peut se plaindre du non-respect de la présente politique par la société.

10.1 Les plaintes et questions sur le respect de la présente politique par Weston peuvent être présentées par écrit au préposé à la protection de la vie privée de Weston, au 22 St. Clair Avenue East, Suite 1901, Toronto (Ontario) M4T 2S7, par téléphone au 1 800 954-1495 ou par courrier électronique à Westonprivacy@weston.ca.

10.2 Weston a mis en place une procédure relative à la réception et au traitement des plaintes et des demandes de renseignement concernant la présente politique et ses pratiques de traitement des renseignements personnels. On peut obtenir la procédure sur demande ou consulter facilement le site Web de Weston au www.weston.ca. La procédure figure également dans d’autres documents publiés sur le respect de la vie privée.

10.3 Si un particulier n’est pas satisfait de la réponse de Weston à une plainte ou des politiques et pratiques de Weston en matière de traitement des renseignements personnels, il peut déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée de la province où sont conservés les renseignements personnels du particulier ou au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada au 112 Kent Street, Ottawa (Ontario) K1A 1H3, numéro de téléphone : 1 800 282-1376. On peut obtenir de plus amples informations sur le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada au www.privcom.gc.ca.